DISEÑO DE ESPACIOS DE OFICINAS

Autora: Jessica Fergusson Jaramillo, 1997

INDICE

RESUMEN

ABSTRACT

INTRODUCCIÓN

DISEÑO DE ESPACIOS DE OFICINA

OBJETO

PROCESO

LA OFICINA ABIERTA

CONCEPTO

VENTAJAS

DESVENTAJAS

OTRAS CONSIDERACIONES

MOBILIARIO

TENDENCIAS

CAMBIOS ORGANIZACIONALES

TENDENCIAS ACTUALES

TENDENCIAS FUTURAS

COSTOS

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Página principal

RESUMEN

Dentro de una empresa, una parte de gran importancia es la oficina, la cual tiene características propias y desempeña un papel fundamental en su funcionamiento. En las áreas administrativas es donde se toman las decisiones y se dirige la empresa, además, en estos espacios deben interactuar diariamente muchas personas con necesidades similares pero a la vez muy personales, según el cargo que desempeñen y las metodologías de trabajo que empleen.

Los negocios en los noventas se han distinguido por su flexibilidad y adaptación a los cambios y esta situación se ha reflejado en los lugares de trabajo. Los avances tecnológicos y los cambios organizacionales han generado nuevos conceptos en el trabajo y como consecuencia de esto las oficinas han tenido que cambiar para adaptarse a las nuevas exigencias y necesidades.

La distribución física del espacio de trabajo tiene un profundo efecto en la productividad personal y simples cambios como la ubicación de los implementos o el teléfono puede ayudar a los empleados a conservar la energía y rendir más.

ABSTRACT

Within a company, a place of great importance is the office. It is the place which has its own characteristics and play a fundamental role in the operation of the company. In the administration area is where decisions are made and the company is directed. Furthermore, in this area many people with similar and personal needs must interact, in accordance with their individual duties and the working method they employ.

Businesses in nineties have been distinguished by their flexibility and ability to adjust to changes and this situation is reflected in the workplace. The technological advances and the organizational changes have created new working concepts, and as a consequence they have had to change to adapt themselves to the new requirements and needs.

The physical distribution of the work space has a deep effect on the personnel productivity, and
small changes like the placement of equipment, or the telephone, can be of help in conserving energy and increase productivity.

1. INTRODUCCIÓN

Con este trabajo pretendo dar una visión general de lo que es el diseño de oficinas hoy en día y cuales son sus aspectos más relevantes. Muchas veces dentro de una empresa, especialmente del tipo industrial, se considera que las oficinas son un espacio aislado que no tiene mucho que ver con los objetivos de la empresa, pero cada vez cobran mayor importancia conceptos tales como empresas de servicios, grupos de trabajo, gerencia de proyectos, etc.; los cuales requieren una renovación de los ambientes de oficina tradicionales para su óptimo desarrollo.

Es por esto que a nivel mundial se fija la atención en la influencia que ejerce el ambiente de trabajo en el desempeño de los trabajadores y esto incluye por supuesto a aquellos que realizan sus labores en las oficinas. Así, el diseño de oficinas abarca desde la distribución del espacio hasta la elección de los muebles y suministros adecuados para hacer el trabajo más eficiente.

Hay empresas dedicadas a facilitar las tareas de quienes desarrollan labores de oficina y suministran soluciones específicas para sus necesidades. El solo hecho de facilitar tareas repetitivas o ubicar de una mejor forma los elementos de trabajo puede constituir la diferencia.

Para la realización de este trabajo se consultó un libro dedicado al tema y otros libros que incluían capítulos con alguna información adicional, para la parte que habla de las tendencias se buscó información en Internet por medio del buscador Altavista, ya que para hablar de este tema era necesario conseguir información muy reciente. Para la parte de costos se hicieron algunas entrevistas con empresas que se ocupan principalmente del mobiliario y los equipos y suministros; también se consultó a través de Internet.

2. DISEÑO DE ESPACIOS DE OFICINAS

2.1. Objeto

El objeto de la planeación de oficinas es planear la mejor distribución y organización de oficinas posible, de manera que haya flexibilidad completa, eficacia y economía, satisfacción de todos los arreglos funcionales, comodidad para el empleado, impresión de amplitud en las zonas más congestionadas, y que se preste para un sistema de control del espacio de oficinas.

2.2. Proceso

Se deben determinar los requisitos presentes y futuros de las oficinas desde el punto de vista del espacio, personal, equipo y mobiliario, y del flujo de trabajo y de las relaciones que hay entre los empleados y los departamentos.

La planificación del espacio de oficinas requiere la cooperación de muchos talentos. Hoy en día, en los contratos de construcción de edificios de oficinas, se exige que la firma de arquitectos a cargo del proyecto tenga un equipo de arquitectos, ingenieros y personas encargadas de planear la disposición de oficinas, y que este equipo trabaje en contacto estrecho con el equipo del propietario, para que logren los mejores resultados en una planificación de la disposición de las oficinas totalmente integrado con los elementos arquitectónicos y de ingeniería del edificio.

Además, hay numerosas firmas especializadas en resolver los problemas de distribución de espacios en las áreas administrativas, que se basan en programas de computador adaptados especialmente para el diseño de oficinas.

Cuando se piensa en diseñar una oficina se requiere un "administrador de espacio de oficinas" que será quien se encargue de planificar y distribuir las superficies de las diferentes oficinas y asegurarse de que los departamentos, empleados, las máquinas y los registros han quedado colocados en la relación de espacio más lógica posible unos con otros. También debe asegurarse de que todos los medios necesarios han sido incluidos en la distribución de las oficinas y de que dicha distribución es la disposición de espacio más funcional que ha sido posible lograr de acuerdo a las necesidades y propósitos de la compañía.

El administrador de espacio debe, como primera medida, obtener información sobre la superficie total requerida por cada departamento y la relación de trabajo de cada departamento con los demás dentro de la empresa. Luego, hay otros factores que tienen que ser tenidos en cuenta, evaluados y finalmente, sobre los cuales hay que tomar una decisión.

Una de las primeras decisiones que deben tomar el administrador del espacio y el gerente, es el principio de espacio básico que hay que seguir en la disposición de cada uno de los departamentos de la oficina principal. Es necesario decidir si se utilizará un plan de disposición de oficinas abierto integrado o el convencional por compartimentos.

Actualmente, lo más usado es la distribución integrada que consiste en áreas abiertas para la oficina general con un mínimo de divisiones, ya sean estas de tipo biombo movible o del tipo fijo desde el piso hasta el techo. Este sistema ofrece flexibilidad, economía de espacio, una supervisión del empleado más cómoda y una igualdad de facilidades para todas las partes de la oficina en contraposición con la antigua disposición tradicional, en la que se empleaban divisiones departamentales hechas a la medida.

Una vez se tan tomado las decisiones de este tipo, el administrador de espacios puede empezar a preparar el plan esquemático (distribuciones del área en bloques) y la ubicación de los departamentos y hasta el arreglo interno de las instalaciones dentro de cada departamento.

Luego se comienza un proceso de refinamiento continuo en la creación del plano definitivo de disposición de la oficina, en el paso de una distribución general a cada distribución específica departamental, y en la mejora constante de ambas.

3. LA OFICINA ABIERTA

3.1. Concepto de las oficinas sin muros

Se refiere a la concepción arquitectónica modular que elimina las divisiones y los muros formales interoficinas y propicia los espacios abiertos.

3.2. Ventajas

  • Cohesividad del grupo
  • Incrementa la productividad (individual y de grupo)
  • Aumenta el flujo de información
  • Permite un control físico del espacio y racionaliza su uso
  • Ajusta el área de trabajo a medida que cambian las necesidades del negocio.
  • Son soluciones dinámicas y flexibles

3.3. Desventajas

  • Pérdida de privacidad
  • Aumenta interrupciones y distracciones
  • Se dificulta el control del ruido
  • Se pueden presentar algunos desórdenes visuales

3.4. Otras consideraciones

Dadas estas condiciones, la disposición de oficina abierta e integrada puede ofrecer todas las ventajas de la oficina especialmente dividida, hecha a la medida, sin las desventajas del espacio compartido. En aquellos sitios en los que es necesaria o está justificada la separación física por medio de una pared, se emplean, dentro del área general, divisiones movibles de altura parcial, tabiques o paredes de tableros.

Este sistema proporciona un espacio abierto que no está restringido por sistemas arquitectónicos fijos y que conllevan altos costos cuando se cambian. Aquellas áreas que deban ser fijas, como baños, ascensores y escaleras, se deben tratar de ubicar en el perímetro de la construcción.

Para el suministro de energía eléctrica y teléfono se debe instalar un sistema de ductos continuos por debajo del piso que permitan flexibilidad y fácil acceso según la disposición de los módulos.

En estos sistemas se debe utilizar iluminación general para toda el área pero se recomienda que no sea uniforme y provea la cantidad y calidad de luz de una manera eficiente.

Los nuevos avances tecnológicos traen a su vez nuevos requerimientos para la planta física, se deben incorporar entonces, facilidades para las telecomunicaciones y el trabajo desde el hogar, que ya se hace común en países como Estados Unidos, donde, según investigaciones hay 40 millones de personas trabajando tiempo completo o parcial desde sus casas.

Muchas otras consideraciones deben ser tenidas en cuenta, como los colores, la música ambiental, los pisos, el manejo del cableado, las divisiones y el mobiliario que constituye un factor importante dentro del ambiente de oficina abierta.

3.5. Mobiliario

El mobiliario para las oficinas de hoy en día tiende a ser igual de flexible que la distribución del espacio. Son muy populares los módulos de trabajo, en los cuales se integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor.

En las nuevas estaciones de trabajo encontramos escritorios, archivadores, sillas, mesas para el computador, divisiones, implementos y accesorios que hacen juego entre sí, para que las oficinas luzcan organizadas y armoniosas, al mismo tiempo que se ahorra espacio y se pueden hacer cambios cuando sea necesario.

En el mercado se dispone de una gran variedad de opciones para escoger.

4. TENDENCIAS

4.1. Cambios organizacionales

Los negocios en los 90's se han distinguido por la necesidad de adaptarse al cambio, y esto se ve claramente reflejado en los lugares de trabajo. Los avances tecnológicos y los cambios organizacionales han dado lugar a nuevos conceptos como el teleworking (trabajar lejos de la oficina y comunicarse por medio del teléfono y el módem), hotelling (compartir el espacio de trabajo con otros y reservarlo por adelantado cuando lo necesite) y teaming (trabajar en equipos para llevar a cabo proyectos).

Como resultado, propietarios, inquilinos, administradores y corredores de bienes raíces se enfrentan a un cambiante conjunto de parámetros con respecto al espacio de oficinas, y deben encontrar soluciones para adaptarse a las necesidades.

Parte fundamental de los cambios y tendencias en el diseño de oficinas tiene que ver con la nueva mentalidad de las empresas (de sus directivas). En las últimas décadas se han dado importantes cambios al interior de las organizaciones que afectan también su estructura física.

La reestructuración de las corporaciones se está dando en dos direcciones. Por una parte están las compañías organizadas bajo lineas funcionales rígidas, y que ahora se encuentran cambiando hacia el trabajo basado en equipos, donde la meta es llegar al mercado rápidamente y aun costo bajo con productos o servicios innovadores y de alta calidad. Por otra parte, algunas empresas están haciendo un intento por tener sus empleados más cerca de los clientes. Esto hace que se necesiten menos oficinas privadas y más oficinas para alojar equipos de trabajo.

4.2. Tendencias actuales

Algunas de las tendencias actuales son:

  • Los espacios de oficina se hacen menores. Hasta hace poco el área promedio por empleado podía ser de 60 a 76 metros cuadrados, esto incluyendo los salones de reuniones, áreas de almacenamiento (archivos por ejemplo) y cafeterías. En estos días, sin embargo, el promedio es de 46 metros cuadrados y la norma estándar de 38 metros para las oficinas privadas está siendo rápidamente reemplazada por oficinas tan pequeñas como de 20 metros cuadrados.
  • La planificación de oficinas abiertas (que es contrario a tener un número de oficinas individuales, cerradas) gana popularidad. Esta tendencia responde a los requerimientos de los inquilinos respecto a flexibilidad y a la minimización del costo y tiempo para hacer mejoras o cambios por parte del inquilino. Los fabricantes también han tenido esto en cuenta y desarrollan "sistemas de muebles" más ligeros y fáciles de organizar.
  • Oficinas más pequeñas y un incremento en el uso del ambiente de oficina abierta, significa que ahora se necesitan más áreas para reuniones. Este escenario ha dado origen a la necesidad de espacios de encuentro, donde se puedan dar las reuniones casuales que toman lugar regularmente en una oficina. En respuesta a esta creciente demanda, muchos de los propietarios han creado instalaciones comunes de reunión como un valor agregado para sus inquilinos.
  • Los intereses ambientales asociados con edificios de oficinas también han aumentado y uno de los pasos más importantes ha sido la eliminación de los refrigerantes CFC en los sistemas de aire acondicionado.
  • A muchos inquilinos no les interesan los acabados caros como el entablado de madera, los cobertores de vinilo y los cielo rasos antihumedad. El mandato hoy es hacer más con menos.

4.3. Tendencias futuras

Ya vimos el escenario actual, pero lo que veremos en un futuro próximo, respecto a espacios de oficinas es:

  • Las oficinas "instantáneas" serán muy atrayentes. Los propietarios desarrollarán más "show suites" diseñadas para la ocupación inmediata.
  • Las salas que comparten inquilinos serán muy utilizadas. Juntando a los ocupantes en un mismo piso donde acordarán desarrollar y compartir salas de sesiones y otras instalaciones de reunión.
  • Las oficinas abiertas serán la regla general. Los esquemas creativos y flexibles que usan muebles livianos dominarán sobre las oficinas privadas.
  • La estética de una oficina llegará a ser una consideración poco relevante en el diseño de las oficinas. Es decir, la forma como luzca un espacio será menos importante que tener un ambiente productivo de trabajo.
  • Se exigirá mayor seguridad. El inquilino dará una mayor importancia a la protección de su local.
  • Las renovaciones de un espacio existente prevalecerán sobre adquirir nuevos espacios, los cuales serán escasos. La gente también tendrá mayor conciencia de los costos de lo que son ahora, entonces serán merecedores del espacio que ocupan.
  • Habrá plazos de tiempo más cortos para el arrendamiento y arreglos hechos por el ocupante, porque habrá presión para hacer las cosas más rápido.

5. COSTOS

  • Los costos son muy variables dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente.
  • El costo de diseño de la distribución depende en gran medida de quien sea el diseñador:
    • Una persona vinculada a la empresa.
    • Una empresa externa.
  • La empresa ZesTop Publishing, ubicada en San Francisco (U.S.A.), cobra $65 dolares por hora para el diseño de su oficina. Las horas requeridas dependen del caso específico.
  • En cuanto a muebles, los costos son muy variables también, se encuentran sillas giratorias (ergonómicas) desde $40.000 hasta $200.000 y lo mismo sucede con el resto de mobiliario e implementos.
  • Una estación de trabajo ejecutiva en roble cuesta $782.960 en Office Depot. Incluye: Escritorio y biblioteca, archivo con seguro, armario con luz interna, escritorio en U (puente y península) que se pueden adherir del lado derecho o izquierdo del escritorio y silla con respaldo ajustable.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como conclusión podemos decir que las oficinas forman una zona neurálgica de la organización y deben ser miradas más que como un sitio donde pasan el tiempo los directivos, como el sitio donde surgen las ideas, metas, estrategias y planeación de la organización. Esto hace que la forma como estén diseñadas y equipadas las oficinas va a influir en la empresa como organización sistémica que es y por lo tanto a este aspecto hay que darle toda la importancia que se merece.

Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los recursos, también velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su día laboral en ellas.

Si se quiere ampliar la información sobre el tema yo recomiendo buscar en Internet ya que allí hay mucha información disponible. Se puede encontrar desde los pasos para diseñar un espacio de trabajo en casa, hasta las especificaciones de los más avanzados programas para diseño de oficinas. La bibliografía que se consigue en las bibliotecas de Medellín no está muy actualizada pero se pueden consultar las memorias de los seminarios anteriores donde se habla del tema.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

RIPNEN, Kenneth. Administración de Espacio de Oficinas. México, Editorial Diana, 1981. p 221.

Memorias del Tercer Seminario de Diseño de Plantas. Universidad Nacional. Facultad de Minas 1996. pp 115 - 120.

Documentos obtenidos por medio de Internet

Página principal

Eres el visitante número